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    文獻引用管理工具介紹-EndNote

    發布時間:2022-07-24 14:51:09 閱讀:92 作者:博遠教育 來源:Wordvice 字數:1689 字 預計閱讀時間:4分鐘
    導讀:對于撰寫本科畢業論文和在研究生階段發表期刊論文的青年學子來講,大規模高效率整理參考文獻是一項重要的科研基本功。有的人由于缺乏文獻管理知識而走了彎路,在文獻整理和引用方面依靠手工操作而非常低效和容易出錯。本文總結文獻引用管理技術及其重要工具EndNote。

    踏入學術研究的人員都需要整理文獻。

    對于撰寫本科畢業論文和在研究生階段發表期刊論文的青年學子來講,大規模高效率整理參考文獻是一項重要的科研基本功。

    有的人由于缺乏文獻管理知識而走了彎路,在文獻整理和引用方面依靠手工操作而非常低效和容易出錯。

    本文總結文獻引用管理技術及其重要工具EndNote。

    EndNote界面

    文獻管理包括以下五步內容:

    (1)在電腦上設置文件夾結構,按照主題分類存放下載的文獻;

    (2)在文件夾結構中存放檢索導出的文獻列表信息文件,即以RIS、BibTex、RefWorks等格式存放的每篇文獻的標題、作者、期刊名稱、卷刊號、頁號、摘要等檢索信息;

    (3)在EndNote等文獻管理軟件中導入文獻列表信息文件以建立自己的研究專題參考文獻庫,多次導入從不同的數據庫中搜集的文獻列表信息文件,經編輯分類存放后供撰寫論文時反復引用;對于無法自動導入的文獻列表信息,作者可以自行創建列表信息予以補充;

    (4)在撰寫論文時引用文獻,在引用處從EndNote等軟件插入文獻,產生標識(例如作者-年份或文獻順序編號),并自動在文末生成參考文獻列表;

    (5)在論文投稿前后,按照期刊的參考文獻引用格式要求,使用文獻管理軟件自動快速修改引用格式。

    如果只做上述第1步,而不動用文獻管理軟件實現第2步和第3步,這種文獻管理模式稱為手工引用文獻管理,是非常低效的模式,僅適用于少量參考文獻(例如十幾篇)的引用。

    如果實現上述全部5步,即為自動引用文獻管理,是非常高效的模式。尤其當多名作者共同撰寫綜述型論文時,在文獻管理軟件中共享同一個整合的參考文獻庫是非常方便的。

    由于在手工引用文獻管理中需要針對每篇參考文獻打字錄入,不僅非常辛苦和容易出錯,而且在引用時通常無法使用文獻編號制(即按照1、2、3等順序引用),從而被迫采用作者-年份制。作者-年份制的優點是讀者能夠在文中直接看到被引作者的姓氏和年份,便于加深對引用文獻的印象,而且在插入新的引用文獻時沒有重新編號的麻煩。作者-年份制的缺點是文末的參考文獻列表必須按照作者的英文姓氏字母順序排列,造成不如文獻編號制查找方便。文獻編號制的優缺點則正好相反。然而,即使對于少量文獻的手工引用方式,在應對各期刊所規定的不同的參考文獻引用格式時也頗為吃力,因為每次在向不同的期刊投稿前都需要耗費大量的時間精力手工修改參考文獻格式并重新編排和核對。這些問題和困難都充分說明使用自動引用文獻管理的極端重要性。

    自動引用涉及上述文獻管理內容的第2步到第5步。自動引用要求具有一個前提,即文獻檢索者需要能夠有權使用數據庫,因為只有數據庫通常才能將檢索到的文獻以RIS、BibTex、RefWorks等格式輸出文獻列表信息文件。而數據庫一般都是需要付費的。很多免費的數據庫都沒有這種具有特殊格式的輸出功能,那就無法使用文獻引用管理軟件。

    目前來講,EndNote、Mendeley、Zotero是幾個比較流行的文獻管理軟件。通常認為,EndNote的功能最為強大和易用,而Mendeley和Zotero則提供免費版本(例如對于2GB在線存儲空間),并有一些獨到的優點。例如,這兩個軟件都能夠使用內置的pdf閱讀器標記和辨識pdf文件內容,并且能夠抓取網頁截屏,便于引用網頁。Mendeley由于是Elsevier擁有的產品,在檢索ScienceDirect和Scopus這兩個Elsevier擁有的數據庫時具有集成化的方便優勢。關于mendeley的使用方法,大家可以參考我們前面的這篇文章:如何使用Mendeley閱讀和管理文獻

    在安裝EndNote軟件后,Microsoft Word軟件中會自動出現EndNote的插件菜單,如下圖所示。在打開EndNote軟件后,可以用“Import”菜單導入RIS等格式的文獻列表信息文件。然后,點擊想引用的文獻,回到Word論文稿件中,再點擊“EndNote”插件菜單下的“Insert Citation”,即可將該文獻插入到想引用的地方,并在文末自動生成對應的參考文獻列表。

    Microsoft Word軟件

    如果想修改引用格式,可以點擊Word中“EndNote”插件菜單下的“Annotated”,選擇想要的格式。還可以點擊“Select Another Style”,查看并選擇所列期刊,即可將文獻引用格式自動迅速調整為該期刊所規定的引用格式。EndNote收錄的期刊格式大概是所有文獻管理軟件中最齊全的,這也是它的一大優點。

    Annotated下拉菜單

    EndNote收錄的期刊格式

    綜上所述,在EndNote中建立和維護按照論著主題分類的文獻列表信息,是科研人員平時需要注意積累的一項重要工作。其重要性等同于建立和維護在電腦的文件夾結構中分類存放每一篇論文或著作的pdf全文。

    與其花費精力在Word文件中逐字打字或拷貝錄入文獻列表信息,遠不如付出少得多的時間和精力直接在EndNote中建立文獻列表信息。

    如前所述,建立的方法有兩種。

    第一種方法是在檢索文獻時按照RIS等格式輸出單篇或多篇的文獻列表信息文件,供EndNote直接導入,然后進行排序、刪除或重組等操作。

    第二種方法是在EndNote中按照文獻的元數據(metadata)格式逐項打字或拷貝錄入(例如作者和論文標題);這樣做雖然比較麻煩,但是對于維護EndNote自動生成參考文獻引用格式的一致性和完整性非常重要。

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